如果你认为自动化意味着大公司用昂贵的机器人取代人类，那你就错了。事实上，作为小企业主，你可能已经在商业和个人生活中使用过一些自动化工具。
自动化策略允许你系统地应用正确的工具，充分利用这些技术的优势并提高利润。以下是对小企业有用的各种类型的自动化工具：
小企业应该使用的自动化工具类型
以下几种类型的自动化工具可以为小型企业带来较大的营销效果：
营销和电子商务自动化：收集和处理客户数据，以告知你如何在正确的时间和地点提供正确的信息，同时提供及时的支持以改善客户获取和留存率。例如电子邮件营销软件，CRM系统和聊天机器人。
业务流程自动化（BPA）：执行重复性任务，通过技术替换手动工作，以简化工作流程，最小化成本并提高效率。例如员工入职，发票，休假申请表。
机器人流程自动化：执行重复且耗时的任务，这些任务不会给业务增加太多价值。例如，复制和粘贴数据，传输文件和执行机械性任务。
聊天机器人：使用聊天机器人，你的小型企业就可以提供24×7客户服务，即时访问信息，提高效率，最重要的是，提供好的客户体验。
库存管理自动化：与供应商的系统集成，自动添加、编辑、删除和传输产品信息到你的电子商务网站。它可以实时更新产品数据和可用性，从而最大限度地减少延迟交货或取消订单，同时改善购物体验。
企业使用自动化工具的12个好处
企业实现自动化需要对IT进行一些投资来设置技术并使流程标准化。为了有效地确定资源的优先级，你应该确定在哪个领域采用自动化可以为公司带来最高的投资回报率。
以下是自动化使小型企业受益的一些关键方式：
1、适应市场需求
自动化为你提供了可扩展性和灵活性，可以处理市场条件的变化，因为你不必雇用更多员工来处理客户需求或订单量的波动。
例如，自动化可以处理许多重复性任务，因此当订单量激增时，就无需雇用和培训新员工来管理库存、处理订单或处理付款。你可以更好地控制成本并确保客户顺利获得订单。
2、降低人工成本
许多小型企业花费大量预算来雇用员工来执行劳动密集且耗时的任务，但结果却没有为业务增加太多价值。
这种情况下，自动化可以减少处理这些任务所需的员工数量，从而降低开销并提高盈利能力。它还可以让你专注于员工质量而不是数量，这样你就可以雇佣更多的人才来推动企业发展。
3、优化劳动力分配
自动化任务能让你从重复性任务中释放资源，因此你可以专注于战略和创新计划而不是耗费劳动力的工作。
人力资源软件还可以提供必要的数据和分析以优化资源分配，例如，通过确保团队成员正在开展正确的项目，并最大限度地减少员工工作量分配不平衡的情况。
4、提高营销投资回报率
营销自动化可以帮助你优化预算并改善结果。你可以使用许多经济实惠的工具，如电子邮件营销、CRM和销售、广告投放，受众群体定位和电子商务运营（例如产品推荐）。
自动化可帮助你处理、分析和组织大量客户数据，从而实施个性化策略，这将是未来几年改善销售和营销结果的关键。
5、尽量减少人为错误
自动化有助于提高业务运营的准确性，例如开票、簿记、订单处理和库存管理。这样可以消除由于人为导致的代价高昂的错误，将信息从一个系统重新键入到另一个系统。
例如，运输软件能够确保打印正确的交付标签，任务管理软件可以最大限度地减少员工管理中的错误，智能化库存管理无需手动计算货物。
6、利用远程劳动力
越来越多的远程工作人员正在帮助许多小型企业获得所需的人才和专业知识，同时降低其开销。你可以找到合适的人员来处理手头的项目，而无需雇佣大量的全职员工。
自动化有助于促进内部流程，因此员工无需在同一位置不停地协同工作。有些企业甚至可以完全虚拟化，节省开销（例如租金、办公设备）。
7、改善协作
为确保复杂项目的成功，你需要监控每个团队成员的责任并确保正确的信息和沟通流程。
自动化可帮助你跟踪项目流程，沟通关键日期和节点，并使团队成员了解最新数据、文件或项目状态，以实现无缝协作。
8、提高员工满意度
业务流程自动化有助于简化员工体验，并确保及时解决他们的需求和请求。例如，业务流程自动化可以促进表单工作流程来处理休假申请表、休假管理、旅行报销、费用报销等。
此外，自动化可用于促进新员工的入职，从而使员工能够尽快提高工作效率，并能获得招聘经验，帮助你获得并留住最优秀的人才。
9、加强外部合作伙伴沟通
你可以将外部供应商和合作伙伴的系统与你的平台集成，以促进供应链和采购管理，确保及时交换信息，最大限度地减少延迟并减少错误。
例如，你可以将采购和开票流程自动化，或者将库存管理软件与供应商的系统集成，以确保及时向供应商下订单，这样就不会缺货并导致重要项目延迟。
10、提供一致的客户体验
自动化可帮助你实现标准化营销、订单处理、发货和售后支持等流程，从而提供一致的购物体验，满足客户期望并建立信任。
此外，该流程还能收集数据和微调流程以简化客户体验，从而在赢得更多销售的同时获得并留住更多客户。
11、提升客户支持
客户支持技术（如咨询软件，可搜索的知识库和聊天机器人）可以简化客户支持，增强自助服务功能并提高客户满意度。
例如，聊天机器人可以处理一些基本查询并提供有用信息的链接，因此客户无需等待人工代理。聊天机器人还可以筛选问题并将客户引导至合适的代理。
12、确保合规
对于许多小型企业而言，遵守政府和行业法规可能相当昂贵，例如旅行报销的税务合规性或在高度监管的行业（例如，医疗保健和金融）中处理客户信息。
通过自动化流程，可以确保员工遵循符合行业标准和法规的特定程序。你还可以将规则合并到工作流管理中，以确保满足必要的标准。
以智能方式实现自动化
新工具经常被使用，但如果你没有明确的策略来指导新工具的使用，那么新工具很容易成为中看不中用的东西。
你需要明确你的短期和长期业务目标，以便确定应该把注意力和资源集中到哪些关键领域。
收集当前流程的数据，以确定哪个工作流程使用自动化后获益最多（例如，需要人工操作但不会增加太多价值的重复性任务），以便你可以优先考虑自动化。
然后，你可以分析和改进流程，以确保在标准化和自动化工作流程之前优化它们以实现成本效益。毕竟，如果你将有缺陷的流程自动化，那么你只是将缺陷放大了。
为工作选择合适的工具也很重要，这样就可以保证在预算不超支并满足你的业务需求。通常情况下，小型企业可以通过易于使用的简单工具获得最高的投资回报率，因此无需在实施和员工培训上花费大量时间和资源。
最后，不要忘了定个目标，并设置与业务目标相关的KPI，以便于衡量结果并调整策略。
（编译/雨果网陈杰）
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